1С:Документооборот — от настройки до маршрутов согласования
Понятное руководство по 1С:Документооборот 3.0: первоначальная настройка, виды документов, права доступа, работа с файлами и версиями, задачи и поручения, маршруты согласования, отчётность. Для делопроизводителей, секретарей, руководителей и всех, кто работает с документами.
Что вы найдёте в инструкции
Что такое 1С:Документооборот
1С:Документооборот — система для организации электронного документооборота, автоматизации согласования, хранения и совместной работы с документами.
1С:Документооборот (1С:ДО) — это отдельная конфигурация, в которой ведётся учёт входящих и исходящих документов, организуется согласование, ставятся задачи исполнителям, хранятся файлы с версиями и формируется отчётность по документообороту.
Основные возможности
Учёт документов
Входящие, исходящие, внутренние, договоры, приказы — с регистрацией и нумерацией.
Задачи и поручения
Выдача задач, контроль сроков, ознакомление, согласование, подписание.
Маршруты
Автоматизация последовательности обработки: проверка → согласование → утверждение.
Файлы и версии
Хранение файлов, версионность, сравнение редакций, быстрый доступ.
Права доступа
Роли, группы, рабочие группы — гибкое разграничение видимости документов.
Отчётность
Отчёты по документообороту, исполнительской дисциплине, загрузке сотрудников.
С чего начать работу в 1С:Документооборот
Правильная стартовая настройка — основа порядка в документах. Пройдите эти шаги перед началом учёта.
Заполните реквизиты организации
Раздел Настройка → Организации. Наименование, ИНН, КПП, адрес, руководитель, ответственные лица.
Создайте структуру подразделений
Раздел Настройка → Подразделения. Отделы, службы, филиалы — для маршрутизации документов.
Настройте виды документов
Входящий, исходящий, приказ, договор, служебная записка. Для каждого — свой набор реквизитов.
Настройте нумераторы
Раздел Настройка → Нумераторы. Префиксы и правила формирования номеров документов.
Создайте шаблоны маршрутов
Типовые цепочки согласования: проверка юристом, согласование руководителем, подпись.
Заведите пользователей и роли
Раздел Администрирование → Пользователи. Назначьте роли: делопроизводитель, сотрудник, руководитель.
Ключевые настройки раздела «Настройка»
| Настройка | Где найти | Зачем нужна |
|---|---|---|
| Реквизиты организации | Настройка → Организации | Реквизиты для шаблонов документов, ответственные лица |
| Подразделения | Настройка → Подразделения | Маршрутизация документов, права доступа по отделам |
| Виды документов | Настройка → Виды документов | Классификация, шаблоны маршрутов, набор реквизитов |
| Нумераторы | Настройка → Нумераторы | Автоматическая нумерация с префиксами по видам |
| Шаблоны маршрутов | Настройка → Маршруты | Типовые цепочки согласования и утверждения |
Пример настройки вида документа «Входящий»
Реквизиты: Корреспондент, Исходящий номер, Дата документа, Тема, Ответственный.
Нумератор:
Вх-{ГГГГ}-{ННН} → Вх-2026-001, Вх-2026-002.Шаблон маршрута: Регистрация → Рассмотрение руководителем → Исполнение.
Роли, группы и разграничение доступа
Как добавить пользователей и настроить видимость документов.
Добавление пользователя
Раздел Администрирование → Пользователи. Нажмите «Создать», укажите ФИО, логин, пароль. Затем на закладке «Права» выберите роль.
- Полные права — администратор системы.
- Делопроизводитель — регистрация документов, создание задач.
- Руководитель — просмотр документов подразделения, согласование.
- Сотрудник — работа со своими задачами и документами.
Группы пользователей
Для удобства управления создавайте группы: «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Руководство». Права можно назначать сразу на группу.
Рабочие группы документов
Используйте механизм «Рабочие группы» для ограничения видимости документов. Например, документы отдела кадров видны только сотрудникам этого отдела и руководителю.
| Роль | Что может | Кому подходит |
|---|---|---|
| Делопроизводитель | Регистрировать документы, создавать задачи, вести номенклатуру дел | Секретарь, офис-менеджер |
| Руководитель | Просматривать документы подразделения, согласовывать, ставить задачи | Начальники отделов, директор |
| Сотрудник | Работать со своими задачами и доступными документами | Все остальные сотрудники |
Создание, регистрация и поиск документов
Ежедневная работа с документами: создание, регистрация, поиск и хранение.
Создание документа
В разделе Документы нажмите «Создать». Выберите вид документа, заполните карточку, прикрепите файлы. После сохранения документу присваивается номер.
Вид: «Входящий». Корреспондент: ООО «Вектор». Тема: «О поставке оборудования».
После сохранения номер:
Вх-2026-014.
Регистрация документа
- Откройте созданный документ.
- Нажмите «Зарегистрировать» — программа присвоит номер по нумератору.
- При необходимости укажите дату регистрации и ответственного.
- Документ попадёт в журнал регистрации.
Поиск и фильтрация
Используйте панель поиска и фильтры по виду, дате, автору, контрагенту. Можно сохранять пользовательские отборы.
| Параметр | Пример значения |
|---|---|
| Вид документа | Договор |
| Период | 01.01.2026 – 31.12.2026 |
| Автор | Иванов И.И. |
| Контрагент | ООО «Ромашка» |
История документа
Все изменения фиксируются на закладке «История»: кто создал, кто редактировал, кто согласовывал, какие задачи создавались.
Администрирование → Корзина.Постановка задач и контроль исполнения
Задачи — инструмент для выдачи поручений и контроля их исполнения.
Создание задачи
В карточке документа или в разделе Задачи нажмите «Создать задачу». Укажите исполнителя, срок, описание, при необходимости — важность.
Исполнитель: Петров П.П. Важность: высокая. Документ: Договор № 45 от 15.01.2026.
Виды задач
Ознакомление
Сотрудник должен прочитать документ и подтвердить ознакомление.
Согласование
Сотрудник согласовывает или отклоняет документ с комментарием.
Подписание
Руководитель подписывает документ (в т.ч. ЭЦП).
Исполнение
Сотрудник выполняет поручение и отчитывается о результате.
Контроль и отчётность
Руководитель видит все задачи сотрудников в разделе Мои задачи → Задачи подчинённых. Просроченные задачи подсвечиваются красным.
Хранение файлов и работа с версиями
Любой документ может содержать файлы. Система поддерживает версионность.
Добавление файла
В карточке документа перейдите на закладку «Файлы» и нажмите «Прикрепить файл». Можно загрузить с компьютера или из сетевой папки.
Договор_поставки.docx (версия 1). После правок загружена версия 2.
Версионность
| Версия | Дата | Автор | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 1 | 10.01.2026 | Иванов | Первоначальная редакция |
| 2 | 12.01.2026 | Петров | Исправлены реквизиты |
Сравнение версий
Система позволяет просмотреть историю версий и скачать любую из них. Для текстовых файлов доступно сравнение изменений.
Хранение файлов
Файлы хранятся в томах на сервере. Путь настраивается в разделе Администрирование → Тома хранения файлов.
Автоматизация обработки документов
Маршруты позволяют автоматизировать последовательность обработки документов.
Создание шаблона маршрута
Раздел Настройка → Маршруты. Укажите шаги: например, «Проверка юристом» → «Согласование руководителем» → «Утверждение директором». Для каждого шага задаётся исполнитель и условие перехода.
Шаг 1: Юрист (проверка) → Шаг 2: Финансовый директор (согласование) → Шаг 3: Генеральный директор (подпись).
Запуск маршрута
В карточке документа нажмите «Запустить маршрут» и выберите шаблон. Система автоматически создаст задачи для участников.
Мониторинг маршрута
На закладке «Маршрут» отображается текущий статус, история прохождения и ответственные. Можно настроить уведомления.
В работе
Маршрут запущен, задачи активны, ожидается действие участников.
Ожидание
Шаг завершён, ожидается переход к следующему этапу.
Просрочено
Срок шага истёк, задача не выполнена — требуется вмешательство.
Завершено
Все шаги пройдены, документ утверждён или подписан.
Изменение маршрута
Если требуется изменить маршрут после запуска, администратор может добавить или удалить шаги. Участники будут уведомлены.
Отчётность и контроль документооборота
Встроенные отчёты помогают анализировать документооборот и загрузку сотрудников.
Основные отчёты
Документы по видам
Показывает количество документов каждого вида за период.
Исполнение задач
Сроки выполнения задач сотрудниками, количество просрочек.
Динамика документооборота
График создания и обработки документов по месяцам.
Загрузка сотрудников
Количество активных задач у каждого исполнителя.
Настройка отчёта
Любой отчёт можно настроить: выбрать период, группировки, фильтры. Сохраните настройки для быстрого доступа.
Журнал регистрации документов
Основной отчёт для делопроизводителя — журнал регистрации. В нём отражены все входящие, исходящие и внутренние документы с номерами и датами.
Ответы на популярные вопросы по 1С:Документооборот
Как восстановить удалённый документ?
Удалённые документы попадают в корзину. Перейдите в раздел Администрирование → Корзина, найдите документ и нажмите «Восстановить».
Можно ли изменить маршрут после запуска?
Да, если у вас есть права администратора. В карточке маршрута нажмите «Изменить маршрут», добавьте или удалите шаги. Участники будут уведомлены.
Как настроить уведомления по электронной почте?
В разделе Настройка → Уведомления включите отправку почты, укажите SMTP-сервер. Затем в профиле пользователя выберите, какие события должны приходить на email.
Где хранятся файлы документов?
Файлы хранятся в томах на сервере. Путь настраивается в разделе Администрирование → Тома хранения файлов. Рекомендуется использовать отдельный сетевой диск.
Как ограничить видимость документа только для одного отдела?
Используйте «Рабочие группы» документа. Добавьте в группу только сотрудников нужного отдела — остальные не увидят документ в списках.
Почему документ не регистрируется автоматически?
Проверьте, что для вида документа задан нумератор и включена авторегистрация. Если нумератор не указан — номер придётся ввести вручную.
Нужна помощь по 1С:Документооборот?
Задайте вопрос нашим специалистам — поможем с настройкой, маршрутами, правами доступа, обновлением или интеграцией. Первая консультация бесплатна.
Задать вопрос📞 +7 (499) 288-84-38 · ✉️ help@prog.guru
1С:Документооборот 3.0 — как навести порядок в документах
«1С:Документооборот» — это система для организации электронного документооборота в компании. Она помогает вести учёт входящих, исходящих и внутренних документов, ставить задачи сотрудникам, автоматизировать маршруты согласования и хранить файлы с версиями.
Инструкция подойдёт делопроизводителям, секретарям, руководителям подразделений и всем, кто работает с документами в системе 1С:ДО версии 3.0. Все шаги разобраны по разделам: от первоначальной настройки до формирования отчётности.
Что входит в инструкцию
- Заполнение реквизитов организации и структуры подразделений;
- Настройка видов документов и нумераторов;
- Создание пользователей и разграничение прав доступа;
- Работа с документами: создание, регистрация, поиск;
- Постановка задач и контроль исполнения;
- Файлы, версии и хранение документов;
- Маршруты согласования и их мониторинг;
- Отчёты и анализ документооборота.
Кому подходит 1С:Документооборот
Система востребована в компаниях с документооборотом от 500 документов в месяц: юридические и консалтинговые фирмы, производство, строительство, торговые и логистические компании, государственные и муниципальные учреждения.
Почему выбирают 1С:Документооборот
- Единая система с другими продуктами 1С: Бухгалтерия, ЗУП, УТ, УНФ;
- Гибкая настройка прав доступа по подразделениям и рабочим группам;
- Встроенные шаблоны маршрутов согласования;
- Поддержка ЭЦП и юридически значимого ЭДО;
- Отчёты по документообороту и исполнительской дисциплине.
Если у вас остались вопросы по настройке или работе в системе — задайте их нашим специалистам. Первая консультация бесплатна, поможем разобраться с вашей базой 1С:Документооборот.