1С:Зарплата и управление персоналом — от настройки до отчётности
Понятное руководство по 1С:ЗУП 3.1: первоначальная настройка, кадровый учёт, приём и увольнение, расчёт зарплаты, пособия, удержания, налоги и отчётность. Для бухгалтеров, кадровиков и руководителей.
Что вы найдёте в инструкции
Что такое 1С:Зарплата и управление персоналом
1С:ЗУП — программа для комплексной автоматизации расчёта зарплаты, кадрового учёта и управления персоналом с учётом требований законодательства.
1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это отдельная конфигурация, в которой ведётся расчёт заработной платы, учёт кадров, отпусков, больничных, командировок, удержаний и формируется регламентированная отчётность.
Основные возможности
Кадровый учёт
Приём, перевод, увольнение, штатное расписание, отпуска, командировки.
Расчёт зарплаты
Оклады, премии, надбавки, районные коэффициенты, северные надбавки.
Пособия и больничные
Расчёт по среднему заработку, взаимодействие с СФР через СЭДО.
Налоги и взносы
НДФЛ, страховые взносы, взносы на травматизм, отчётность.
Отчётность
Расчётные листки, своды, 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения.
Интеграция
Синхронизация с 1С:Бухгалтерия, обмен с СФР, банками, кадровый ЭДО.
С чего начать работу в 1С:ЗУП
Правильная стартовая настройка — основа корректного расчёта зарплаты и отчётности. Пройдите эти шаги перед началом учёта.
Заполните реквизиты организации
Раздел Настройки → Организации. ИНН, КПП, ОГРН, коды фондов, ответственные лица.
Настройте учётную политику
Тариф страховых взносов, ставка НС, доплаты за ночное время, порядок расчёта аванса.
Настройте состав начислений
Раздел Настройка → Расчёт зарплаты. Включите нужные начисления, удержания, выплаты.
Настройте кадровый учёт
Штатное расписание, воинский учёт, совместительство, ЭДО по кадрам.
Создайте графики работы
Пятидневка, сменные графики, сутки через трое — справочник Графики работы.
Заведите сотрудников
Раздел Кадры → Сотрудники. Личные данные, СНИЛС, ИНН, реквизиты для выплат.
Ключевые настройки раздела «Настройки»
| Настройка | Где найти | Зачем нужна |
|---|---|---|
| Реквизиты организации | Настройки → Организации | Реквизиты для отчётности, коды фондов, ответственные лица |
| Учётная политика | Настройки → Учётная политика | Тариф взносов, ставка НС, порядок расчёта |
| Состав начислений | Настройка → Расчёт зарплаты | Включение нужных видов начислений и удержаний |
| Кадровый учёт | Настройка → Кадровый учёт | Штатное расписание, воинский учёт, совместительство |
| Графики работы | Настройка → Графики работы | Нормы рабочего времени для расчёта оклада |
Сотрудники, приём и кадровые документы
Как завести сотрудника, оформить приём на работу и вести штатное расписание.
Создание сотрудника
Раздел Кадры → Сотрудники. Нажмите «Создать», укажите ФИО, дату рождения, СНИЛС и ИНН. Пол подставится автоматически.
- Личные данные — паспорт, адрес, контакты.
- Образование и квалификация — для отчётности и воинского учёта.
- Страхование — данные для СФР и прямых выплат.
- Договоры ГПХ — отдельно от трудовых договоров.
Приём на работу
Раздел Кадры → Все кадровые документы → Приём на работу. Заполните вкладки:
- Главное — дата приёма, подразделение, должность, график, вид занятости.
- Оплата — начисление и его размер, способ выдачи аванса.
- Трудовой договор — номер, дата, срочный или бессрочный.
Штатное расписание
| Способ ведения | Когда использовать | Особенности |
|---|---|---|
| С историей изменений | Крупные компании | Все корректировки через документ «Изменение штатного расписания» |
| Без истории | Небольшой штат | Изменения вносятся напрямую в действующее расписание |
Начисление зарплаты и взносов
Главный документ месяца — «Начисление зарплаты и взносов». В нём производится расчёт всех начислений, удержаний, НДФЛ и взносов.
Подготовка к расчёту
- Проверьте актуальность данных сотрудников: оклады, графики, реквизиты.
- Убедитесь, что все отклонения за месяц уже введены: отпуска, больничные, командировки, премии.
- Проверьте, что предыдущие периоды закрыты корректно.
Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»
- Раздел
Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. - Укажите месяц, организацию, дату (обычно последний день месяца).
- Нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников и начисления.
- Проверьте вкладки: Начисления, НДФЛ, Взносы, Удержания, Договоры.
- Проведите документ.
Особые случаи
Индексация
Документ «Индексация заработка» — указывается коэффициент и дата.
Договоры ГПХ
Начисление по договорам подряда — отдельный документ или вкладка «Договоры».
Перерасчёты
При изменении данных задним числом программа зарегистрирует перерасчёт автоматически.
Сменные графики
Сутки через трое, смены по 24 часа — расчёт по графику.
Больничные, отпускные и удержания
Как рассчитываются пособия по среднему заработку и удержания из зарплаты.
Больничный лист
Раздел Кадры → Больничные листы. Укажите номер ЭЛН, период болезни, причину нетрудоспособности.
- Средний заработок берётся за 2 года, предшествующих болезни.
- Стаж влияет на процент оплаты: до 5 лет — 60%, 5–8 лет — 80%, свыше 8 лет — 100%.
- Первые 3 дня оплачивает работодатель, остальные — СФР.
Отпускные
Раздел Кадры → Отпуска. Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за 12 месяцев. Если сотрудник болел в отпуске, отпуск можно продлить через больничный.
Удержания
| Тип удержания | Документ | Особенности |
|---|---|---|
| Исполнительный лист | Исполнительный лист | Алименты, долги — удерживаются автоматически |
| Профсоюзные взносы | Профсоюзные взносы | Удерживаются процентом от начислений |
| Займы сотрудникам | Договор займа | Удержание основного долга и процентов |
Налоги, взносы и учётная политика
Как программа рассчитывает НДФЛ и страховые взносы, и что проверить в настройках.
НДФЛ
С 2025 года НДФЛ считается по прогрессивной шкале: 13% до 2,4 млн ₽, 15% с превышения, далее 18%, 20%, 22%.
- Программа ведёт доход нарастающим итогом и сама переключает ставку.
- Стандартные вычеты на детей: 1 400 ₽ (первый), 2 800 ₽ (второй), 6 000 ₽ (третий и последующие) — пока доход не превысит 450 000 ₽.
Страховые взносы
- Единый тариф — 30% в пределах базы (2 979 000 ₽ в 2026 году), сверх — 15,1%.
- Травматизм — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска.
- Пониженные тарифы для МСП и IT применяются автоматически, если верно указаны в учётной политике.
Районные коэффициенты и северные надбавки
Начиная с версий 3.1.34.251 и 3.1.37.49 программа автоматически создаёт «долевые» начисления для РК и СН в составе больничных.
Отчёты и анализ в 1С:ЗУП
Основные отчёты для проверки расчётов и формирования регламентированной отчётности.
Зарплатные отчёты
| Отчёт | Что показывает | Раздел |
|---|---|---|
| Расчётный листок | Детализация начислений и удержаний по сотруднику | Зарплата |
| Полный свод начислений | Все начисления и удержания за период | Зарплата |
| Свод по взносам | Страховые взносы по сотрудникам | Налоги и взносы |
Кадровые отчёты
- Штатное расписание — текущее состояние штата.
- Личные карточки — форма Т-2.
- Отчёт по воинскому учёту — для военкомата.
Регламентированная отчётность
- 6-НДФЛ — квартальный отчёт по налогу.
- РСВ — расчёт по страховым взносам.
- Персонифицированные сведения — ежемесячно в СФР.
- ЕФС-1 — сведения о трудовой деятельности.
Ответы на популярные вопросы по 1С:ЗУП
Что делать, если сотрудник болел, но работал в первый день?
В документе «Больничный лист» на вкладке «Оплата» укажите исключаемый период (день работы) с причиной «Работа (в т.ч. удалённая)». Флажок «Регистрировать» снимается, чтобы за этот день начислялась зарплата, а не пособие.
Как продлить отпуск, если сотрудник заболел?
Через больничный: при регистрации невыхода на работу после отпуска программа автоматически предложит продлить отпуск на дни, совпавшие с болезнью.
Почему документ «Премия» не виден в интерфейсе?
Проверьте настройки расчёта зарплаты: документ отображается, если в списке начислений есть вид начисления с назначением «Премия», выполняемый «По отдельному документу».
Как настроить расчёт по подразделениям?
В настройках расчёта зарплаты укажите, что расчёт ведётся по подразделениям. Если учёт по подразделениям не нужен — снимите настройку, и документы будут заполняться по всей организации.
Как проверить средний заработок для больничного?
В документе «Больничный лист» нажмите на зелёный карандаш рядом с суммой — откроется окно ввода данных о заработке за предыдущие годы. Если сотрудник работал в другой организации, введите данные вручную.
Нужна помощь по 1С:ЗУП?
Задайте вопрос нашим специалистам — поможем с настройкой, расчётом зарплаты, обновлением или отчётностью. Первая консультация бесплатна.
Задать вопрос📞 +7 (499) 288-84-38 · ✉️ help@prog.guru
1С:ЗУП 3.1 — как наладить расчёт зарплаты и кадровый учёт
«1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) — это отдельная конфигурация для автоматизации расчёта зарплаты, кадрового учёта и управления персоналом. Программа подходит компаниям любого размера: от небольшого ИП до холдинга с многотысячным штатом.
Эта инструкция поможет разобраться в системе пошагово: настроить организацию и учётную политику, завести сотрудников, оформить приём и увольнение, рассчитать зарплату, пособия и удержания, проверить расчёт НДФЛ и взносов, сдать отчётность в ФНС и СФР.
Что входит в инструкцию
- Первоначальная настройка: реквизиты организации, учётная политика, состав начислений, кадровый учёт, графики работы;
- Кадровый учёт: создание сотрудников, приём на работу, штатное расписание, кадровые документы;
- Расчёт зарплаты: подготовка, документ «Начисление зарплаты и взносов», особые случаи (индексация, ГПХ, сменные графики);
- Пособия и удержания: больничные, отпускные, исполнительные листы, профсоюзные взносы, займы сотрудникам;
- НДФЛ и страховые взносы: прогрессивная шкала, вычеты на детей, единый тариф, взносы на травматизм, РК и СН;
- Отчётность: расчётные листки, своды, 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1.
Кому подходит 1С:ЗУП
- Бухгалтерам по расчёту зарплаты: ведение всех видов начислений и удержаний;
- Кадровикам: учёт сотрудников, приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки;
- Руководителям: аналитика по фонду оплаты труда, численности, движению персонала;
- Компаниям с несколькими организациями: ведение учёта в одной базе;
- Компаниям с прямыми выплатами: обмен с СФР через СЭДО.
Что важно учесть при работе в 1С:ЗУП
- Обновляйте конфигурацию перед началом отчётного периода — формы отчётности и ставки меняются;
- Вводите отклонения (отпуска, больничные, командировки) до запуска «Начисления зарплаты»;
- Не правьте суммы вручную — это отключает автоматический пересчёт;
- Проверяйте настройки районных коэффициентов и северных надбавок для корректного расчёта;
- Настройте синхронизацию с 1С:Бухгалтерия для отражения зарплаты в бухучёте.
Если у вас остались вопросы по настройке или ведению учёта в 1С:ЗУП — задайте их нашим специалистам. Первая консультация бесплатна, поможем разобраться с вашей базой.